Hausverwaltung

Kurz gesagt: Hausverwaltung ist ein Sammelbegriff, kein Rechtsbegriff. Dahinter stehen zwei getrennte Aufträge: die WEG-Verwaltung, die eine Eigentümergemeinschaft nach §§ 26 ff. WEG durch Beschluss bestellt, und die Mietverwaltung, die ein einzelner Eigentümer im eigenen Namen beauftragt. Wer Wohnungen in einer Eigentümergemeinschaft vermietet, braucht beides — und bezahlt beides getrennt. Gehört Ihnen dagegen ein ganzes Mietshaus, gilt kein WEG-Recht: Diese Zinshausverwaltung ist der dritte Zuschnitt.

Was hinter dem Begriff steckt

„Hausverwaltung“ stammt aus dem Alltag, nicht aus dem Gesetz. Das Wohnungseigentumsgesetz kennt den Verwalter der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer — im Alltag sagt dazu jeder Hausverwalter —; das Bürgerliche Gesetzbuch kennt den entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag zwischen einem Eigentümer und seinem Verwalter. Wer eine Hausverwaltung sucht, sucht deshalb eines von zwei Dingen — oder beides für dasselbe Haus.

Nebenher laufen mehrere Wörter für dasselbe. Objektverwaltung meint in aller Regel die WEG-Verwaltung, gelegentlich auch die Verwaltung eines Gewerbeobjekts; Sondereigentumsverwaltung ist die Mietverwaltung einer Wohnung, die in einer Gemeinschaft liegt; Zinshausverwaltung die eines ganzen Mietshauses. Wer ein Angebot vergleicht, sollte deshalb nicht auf die Überschrift schauen, sondern auf das Leistungsverzeichnis.

Die Unterscheidung ist keine Wortklauberei. Sie entscheidet, wer den Auftrag erteilt, wer ihn bezahlt, wer ihn beenden darf und wonach abgerechnet wird.

Wer eine Eigentumswohnung besitzt und vermietet, steht in beiden Verhältnissen gleichzeitig. Zwei Aufträge, zwei Rechnungen — auch dann, wenn dasselbe Unternehmen beide übernimmt.

WEG-Verwaltung: was die Gemeinschaft bestellt

Bestellt wird der Verwalter durch Beschluss der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit (§ 26 Abs. 1 WEG). Was er darf, steht in § 27 WEG: Er trifft die Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung, die von untergeordneter Bedeutung sind oder keine erheblichen Verpflichtungen begründen — und er führt die Beschlüsse der Eigentümer aus. Alles darüber hinaus gehört auf die Tagesordnung, nicht auf den Schreibtisch des Verwalters.

Den Jahresrhythmus gibt § 28 WEG vor. Vor Beginn des Wirtschaftsjahres beschließen die Eigentümer über die Vorschüsse auf Grundlage eines Wirtschaftsplans, nach Ablauf über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse auf Grundlage einer Jahresabrechnung. Beschlossen wird also nicht die Abrechnung selbst, sondern die Zahlungspflicht, die sich aus ihr ergibt. Wer das verwechselt, greift bei einer Anfechtung nach § 44 WEG den falschen Gegenstand an.

• Versammlung einberufen, leiten und protokollieren — Einladung mindestens drei Wochen vorher in Textform (§ 24 WEG)
• Beschluss-Sammlung führen: jeder Beschluss fortlaufend, mit Datum und Ergebnis (§ 24 Abs. 7 WEG)
• Erhaltung des Gemeinschaftseigentums planen und beauftragen, Erhaltungsrücklage ansammeln (§ 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG)
• Hausgeld einziehen, Rückstände verfolgen, Forderungen der Gemeinschaft durchsetzen
• Verträge für Versicherung, Wartung, Reinigung und Energie schließen und überwachen
• Bauliche Veränderungen nach § 20 WEG vorbereiten und die Kosten nach § 21 WEG richtig zuordnen
• Vermögensbericht erstellen und den Eigentümern zur Verfügung stellen (§ 28 Abs. 4 WEG)

Mietverwaltung: was der einzelne Eigentümer beauftragt

Die Mietverwaltung hat keinen eigenen Abschnitt im Gesetz. Sie ist eine entgeltliche Geschäftsbesorgung, und deshalb gelten §§ 666 und 667 BGB: Auskunft, Rechenschaft und Herausgabe alles Erlangten. Wer als Eigentümer nach Kontoauszügen, Verträgen oder Belegen fragt, bittet nicht um einen Gefallen.

Der harte Terminanker ist § 556 Abs. 3 BGB. Über die Betriebskosten ist spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abzurechnen; danach kann der Vermieter keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Ein Guthaben des Mieters bleibt bestehen. Ein versäumter Stichtag kostet also Geld, und zwar endgültig — in nur eine Richtung.

• Mieten und Vorauszahlungen überwachen, Rückstände mahnen und beitreiben
• Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung abrechnen, Heizkosten nach der Heizkostenverordnung
• Mieterhöhungen prüfen und begründen (§§ 558, 559 BGB) und die örtlichen Grenzen einhalten
• Mietverträge schließen, Wohnungen übergeben und abnehmen, Kautionen getrennt vom eigenen Vermögen anlegen (§ 551 Abs. 3 BGB)
• Mängel aufnehmen, Handwerker beauftragen, Fristen und Gewährleistung verfolgen
• Jährliche Eigentümerabrechnung über alle Einnahmen und Ausgaben

Liegt die vermietete Wohnung in einer Eigentümergemeinschaft, heißt diese Leistung Sondereigentumsverwaltung. Sie kommt zur WEG-Verwaltung hinzu und ersetzt sie nicht.

Zinshaus oder Eigentumswohnung: dieselbe Arbeit, andere Regeln

Bis hierhin standen zwei Aufträge nebeneinander. Tatsächlich gibt es drei Zuschnitte, und der dritte wird am häufigsten übersehen: das Zinshaus — ein Mietshaus, das insgesamt einem einzigen Eigentümer gehört, ohne Teilungserklärung und ohne Gemeinschaft. Was von außen aussieht wie dasselbe Haus, folgt innen völlig unterschiedlichem Recht.

Praktisch heißt das: Beim Zinshaus entscheiden Sie über die Dachsanierung selbst und können sie morgen beauftragen — dafür tragen Sie sie auch allein und ohne angesparte Rücklage. In der Gemeinschaft brauchen Sie eine Mehrheit, dafür verteilt sich die Last. Wer beides besitzt, führt zwei getrennte Buchhaltungen, zwei getrennte Kontokreise und zwei verschiedene Kalender. Kommt ein Ladengeschäft im Erdgeschoss dazu, kommt beim Zinshaus die Frage der Umsatzsteueroption nach § 9 UStG obendrauf, die es in der reinen Wohnungsvermietung nicht gibt.

Wir übernehmen alle drei Zuschnitte. Der Preis unterscheidet sich, weil der Aufwand sich unterscheidet — nicht, weil ein Zuschnitt wichtiger wäre als ein anderer.

Welche Größenordnung wir betreuen

Grundsätzlich nehmen wir Verwaltungsmandate jeder Größe an — von der Zweier-Gemeinschaft im geteilten Stadthaus bis zur Anlage mit dreistelliger Einheitenzahl. Ob wir ein bestimmtes Objekt übernehmen und zu welchem Preis, hängt allerdings von mehr ab als der reinen Zahl der Einheiten. Wir sagen das lieber vorher als hinterher.

Was wir dem Grunde nach übernehmen:

Eine kleine Gemeinschaft hat weniger Einheiten. Sie hat nicht weniger Pflichten.

Bei Kleinst- und kleinen WEG lohnt der Blick auf einen Punkt, der oft übersehen wird: Der gesetzliche Pflichtenkreis des Verwalters richtet sich nicht nach der Größe. Auch eine Gemeinschaft aus drei Einheiten braucht einen Wirtschaftsplan und eine Jahresabrechnung nach § 28 WEG, eine Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG und eine angemessene Erhaltungsrücklage nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG. Genau deshalb rechnet sich ein reiner Preis je Einheit hier selten — wir arbeiten in dieser Größenordnung mit einem Mindestpreis je Monat statt mit einem künstlich niedrigen Einheitenpreis.

Wovon eine Zusage im Einzelfall abhängt:

• Zustand der Unterlagen — Teilungserklärung, Beschluss-Sammlung und die letzten Abrechnungen. Fehlen sie über Jahre, ist die Übernahme ein Projekt und keine Fortführung
• Zustand des Gebäudes — ein Objekt mit mehreren offenen Schadensfällen bindet in den ersten Monaten ein Vielfaches der laufenden Betreuung
• Lage und Erreichbarkeit — wir sagen ab, wenn wir die zugesagte Reaktionszeit für ein Objekt nicht halten können
• Offene Verfahren — laufende Beschlussklagen, Genehmigungsverfahren oder Auseinandersetzungen mit dem Vorverwalter
• Erwartungen der Gemeinschaft — was zum vereinbarten Preis enthalten sein soll und was als Sondervergütung abgerechnet wird, klären wir vor der Bestellung, nicht danach

Deshalb nennen wir einen verbindlichen Preis erst nach einem Blick auf Teilungserklärung und letzte Jahresabrechnung — in Textform, mit vollständigem Leistungsverzeichnis. Wenn wir ein Mandat nicht übernehmen können, sagen wir das mit Begründung, statt ein Angebot abzugeben, das wir nicht halten können.

Woran Sie eine ordentliche Verwaltung erkennen

Drei Punkte lassen sich vor der Beauftragung prüfen, ohne dass man dem Anbieter glauben muss.

Erlaubnis. Ein Hausverwalter, der Wohnimmobilien gewerblich verwaltet, braucht die Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 GewO. Daran hängen zwei Pflichten: 20 Stunden Weiterbildung in drei Kalenderjahren (§ 34c Abs. 2a GewO, § 15b MaBV) und eine Berufshaftpflichtversicherung über mindestens 500.000 Euro je Versicherungsfall und 1.000.000 Euro für alle Fälle eines Jahres (§ 15 MaBV). Nach beidem darf man fragen, und eine ordentliche Verwaltung legt beides vor.

Zertifizierung. Seit dem 1. Dezember 2023 gehört es zur ordnungsmäßigen Verwaltung, einen zertifizierten Verwalter im Sinne von § 26a WEG zu bestellen; jeder einzelne Eigentümer kann das verlangen. Wer am 1. Dezember 2020 bereits für seine Gemeinschaft tätig war, galt ihr gegenüber noch bis zum 1. Juni 2024 als zertifiziert (§ 48 Abs. 4 Satz 2 WEG). Diese Übergangszeit ist abgelaufen.

Vertrag. Lassen Sie sich das Leistungsverzeichnis geben, nicht nur den Monatspreis. Die Kostentreiber stehen selten in der Grundgebühr: Sondervergütung für jede weitere Versammlung, Stundensätze für die Begleitung von Bauvorhaben, Pauschalen für Mahnungen, Eigentümerwechsel oder Verwalterzustimmungen nach § 12 WEG. Ein Angebot ohne diese Liste ist kein Angebot.

Wann ein Wechsel sinnvoll ist

Unzufriedenheit ist kein Rechtsgrund und muss auch keiner sein: Die Gemeinschaft kann ihren Hausverwalter jederzeit abberufen, mit einfacher Mehrheit und ohne Begründung (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach. Diese Regel ist unabdingbar — eine Klausel im Verwaltervertrag, die den Wechsel erschwert, geht ins Leere.

Vier Beobachtungen sprechen erfahrungsgemäß für einen Wechsel, und alle vier lassen sich belegen statt behaupten:

• Die Jahresabrechnung kommt Monate nach dem Wirtschaftsjahr — oder der Wirtschaftsplan gar nicht
• Beschlüsse aus der letzten Versammlung sind ein Jahr später nicht umgesetzt und tauchen unkommentiert wieder auf
• Die Beschluss-Sammlung ist unvollständig oder wird auf Nachfrage nicht gezeigt
• Die Erhaltungsrücklage wächst ohne Plan: Es gibt keine Aussage dazu, welche Bauteile wann fällig werden

Der Wechsel selbst scheitert selten am Beschluss, sondern an der Übergabe. Die Unterlagen der Gemeinschaft gehören der Gemeinschaft; der Anspruch auf Herausgabe folgt aus § 667 BGB in Verbindung mit § 675 BGB. Wir setzen ihn im Zweifel durch, auch gerichtlich.